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Más allá de Zoom Meetings: Herramientas Tecnológicas para el Soporte del Trabajo Remoto

Image by AdrienBe from Pixabay

Las medidas impuestas para tratar de evitar la expansión de COVID-19 han forzado a miles de personas en el mundo a permanecer en sus casas, propiciando nuevas formas de trabajar, de ejercitarse y de entretenerse.

El trabajo remoto o semi remoto no es algo nuevo, aunque recientemente la evolución de las tecnologías de la información, aunado al despliegue masivo de Internet han facilitado estas tareas impulsando a muchas organizaciones a optar por esa modalidad. Desde que comencé a trabajar en la Universidad hace unas décadas atrás, el trabajo semi presencial era la opción para poder preparar nuestras clases desde la tranquilidad del hogar u otros espacios, que nos permitieran la concentración necesaria en la preparación de los contenidos para nuestros alumnos. Con el advenimiento de Internet y posteriormente la Web a inicios de los 90s, esta práctica se hizo más frecuente mientras que facilitó la comunicación con los estudiantes y las opciones de colaboración entre colegas.

En Nueva Zelanda, el periodo de «lockdown» demostró las ventajas del trabajo remoto, en particular en algunos sectores que estaban reluctantes a reconocer las potencialidades de esta modalidad. Sin embargo, aunque este modelo de trabajo hoy se presenta como una opción muy atractiva para las organizaciones en muchos sectores laborales, debemos notar que va más allá de usar Zoom, la herramienta preferida para mantenernos comunicados durante el periodo de cuarentena. Una implementación errada del trabajo a distancia y una falta del uso apropiado de las herramientas tecnológicas puede causar un impacto negativo en la productividad de los trabajadores, evitando el alcance de los objetivos y metas de la organización.

Por ello, me gustaría compartir algunas de las herramientas tecnológicas que he usado en mi rol de trabajador remoto en el sector de educación, en particular en el desarrollo de contenidos E-Learning y como ellas pueden ayudar a mantener la productividad en la realización de nuestras tareas.

Colaboración y Trabajo Grupal

Para el trabajo colaborativo en grupo usamos Google Docs y Google Drive, las cuales proporcionan procesamiento de documentos electrónicos en la nube y organización de archivos y carpetas que puede ser compartidas por varios miembros del equipo de trabajo, respectivamente.

Gestión de Proyectos

Una parte importante del trabajo remoto es la asignación de tareas a los miembros del equipo, así como también fechas de culminación de acuerdo con el plan acordado al inicio del proyecto. Asana proporciona una opción para ello, que además ofrece un plan gratuito, aunque con ciertas limitaciones.

Reuniones Virtuales

Generalmente me gusta reunirme semanalmente con los miembros del equipo. Zoom ofrece una alternativa económica para estas reuniones virtuales, que incluye opciones para compartir pantalla que facilitan el trabajo colaborativo.

Las reuniones virtuales también son importantes para de alguna forma sustituir la comunicación diaria que ocurre en ambientes presenciales.

WhatsApp

Aunque pensada para comunicación entre familiares y amigos, usamos WhatsApp para mantener una interacción diaria y atender asuntos laborales urgentes que emergen cada día. Los mensajes de voz son una alternativa beneficiosa para tartar asuntos difíciles de explicar a través de texto. Incluso la herramienta permite la transferencia de archivos de fotos, textos, entre otros. La opción de WhatsApp para Desktop facilita la escritura y lectura de mensajes, en particular cuando estamos trabajando desde nuestras computadoras.

Otra alternativa para mensajería directa es Slack que soporta además grupos de trabajo públicos y privados.

Correo Electrónico

Para la comunicación formal con el patrocinador del proyecto, facturación y formalización del proyecto usamos el correo electrónico.

Otras Herramientas

Dependiendo del área laboral se pueden emplear otras herramientas para la realización del trabajo diario, por ejemplo, en la generación de contenidos en línea usamos ScreencastOmatic para la creación de video tutoriales y otras aplicaciones propietarias.

Aunque todo este arsenal de aplicaciones facilita el trabajo remoto, es importante señalar que a veces existen problemas de comunicación debido a que los miembros del equipo no se conectan a las aplicaciones, por ejemplo, aunque WhatsApp ha demostrado ser útil algunas personas la evitan para fines laborales. Por otra parte, el uso de Google Docs es bastante ventajoso, aunque algunos miembros del equipo pueden estar reluctantes a migrar a esta herramienta luego de haber usado Microsoft Word.

Como hemos visto el trabajo remoto exige del uso de una serie de aplicaciones de software para mantener la productividad del equipo. La parte social que ocurre naturalmente en ambientes presenciales debe manejarse también cuidadosamente, a través del uso de herramientas tecnológicas y estrategias que busquen mantener estas relaciones desde la distancia.

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